Диадок. Возможности. Функционал

Обмен электронными документами между компаниями.

Любая информация передаются Вашим партнерам по бизнесу в считанные секунды, независимо от их местонахождения.

Можно выставить счет-фактуру покупателю через Интернет, подписать акты или договор. Все данные заверяются электронной подписью и имеют юридическую силу. Их не нужно дублировать на бумаге и можно предоставить в налоговую или суд.

Компании не придется оформлять большое количество бумажных экземпляров и тратиться на их доставку контрагентам почтой или курьером.  ЭДО позволит компании оптимизировать свой внутренний документооборот и повысить качество управления.

Безопасность ЭДО через Диадок осуществляется благодаря квалифицированному сертификату электронной подписи, что гарантирует защиту от несанкционированного доступа, а защита от потери или повреждения данных обеспечивается троекратным резервным копированием  и хранением копий на разнесенных серверах.

• Перед началом работы в Диадоке, организации необходимо внести изменения в учетную политику организации.

Учетная политика — это набор документов, в которых утверждаются способы ведения бухгалтерского учета на предприятии. В документах указано, какие организация использует документы и для чего, каким образом их оформляет, кто с ними работает и т.д.

Перед переходом на ЭДО необходимо утвердить в учетной политике формы электронных документов, которыми организация собирается обмениваться с контрагентами, а также прописать в учетной политике возможность их применения.

• Определиться каким способом внедрять систему ЭДО в работу компании. В Диадоке предусмотрена возможность интеграции, а также работа в веб-интерфейсе.

Это означает, что одни пользователи могут формировать документы и отправлять их на согласование непосредственно в учетной системе, а другие подписывать и отправлять эти же документы контрагентам в веб-интерфейсе Диадока.

• Документооборот — процесс как минимум двусторонний. Если компания переходит на ЭДО, то она должна проинформировать об этом своих контрагентов.

В Диадоке группа активации, которая специализируется как раз на данном процессе, разработала ряд инструментов и шаблонов для информирования контрагентов.

Специалисты компании выбирают наиболее подходящие в конкретном случае и составляют план действий. В зависимости от количества контрагентов можно использовать один из способов оповещения:

• рассылка электронных писем;
• звонок в компанию и личный рассказ;
• отправка официального письма;
• публикация новости на сайте компании;
• размещение баннера на сайте компании.

Контрагенты согласны, что дальше?

Чтобы начать обмен документами, контрагенту достаточно принять приглашение в Диадоке. Для фиксации дополнительных условий необходимо подписать дополнительное соглашение.

Это позволит избежать спорных ситуаций.

Организации могут быть подключены к разным операторам ЭДО.

Чтобы понимать через какого оператора был передан документ, ФНС ввела такое понятие, как участник ЭДО.

На основании Приказа Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н операторы обязаны присвоить каждому участнику ЭДО идентификатор.

На один ИНН выдается один идентификатор участника.

Идентификаторы всех участников документооборота фигурируют в электронном документе (в счете-фактуре всегда, а в накладной и акте только в том случае, если они сформированы в рекомендованных форматах). В итоге налоговая служба идентифицирует участников ЭДО и их операторов по идентификатору.

Заявка

Возникли вопросы? Хотите приобрести сервис? Заполните заявку.