Диадок

Оглавление

1. Диадок - что это?
2. Для чего нужен электронный документооборот?
3. Основные преимущества электронного документооборота
4. Возможности Диадока
5. Внедрение ЭДО
   
   1. Изменения в учетной политике
   2. Выбор решения
   3. Подбор тарифного плана
   4. Приглашение контрагентов
6. Идентификатор участника ЭДО

Диадок - что это?

Это система электронного документооборота, в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы.

Они равносильны бумажным с собственноручной подписью.

Чтобы вести документооборот через Диадок, нужен КЭП. Подойдет тот, которым компания подписывает отчетность в ФНС.

Через сервис можно отправить: счет-фактуру, акт, ТОРГ-12, договор и другие файлы.

Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых данных в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ.

Телефон тех.поддержки 8 800 500 10 18

Для чего нужен электронный документооборот?

Рассмотрим как происходит обмен документами в бумажном и электронном варианте на примере:

Компания-телеком оказывает услуги связи большому числу своих клиентов.

Основные преимущества электронного документооборота

Производители и бизнес автоматизируют бизнес-процессы — переносят рутинные ручные операции в сервисы для автоматизации.

Благодаря этому, принимать заказы, выставлять счета, отправлять товары и многое другое можно без участия людей.

Автоматизация помогает повысить скорость обработки и координировать бизнес-процессы/

Предприятие — это поток рабочих процессов, планов и результатов.

Бизнес-процессы помогают увидеть:

• между кем постоянные коммуникации;
• какой отдел не успевает решать задачи и почему;
• кому и для чего нужно модернизировать аппаратуру.

Автоматизация бизнес-процессов помогает собственнику компании сознательно и системно сократить издержки и повысить прибыль предприятия.

Первоначальная задача Диадока — обмен внешними документами.

Функциональность внутреннего документооборота дополнительная и бесплатна для клиента.

Финансовому директору: Можно мгновенно передавать счета-фактуры, накладные, закрывающие документы. Данные доставляются за считанные секунды, подписываются электронной подписью и имеют юридическую силу. Переход на ЭДО позволяет значительно минимизировать налоговые риски, увеличить скорость возмещения НДС и повысить эффективность работы бухгалтерии.

Выгодно: Сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение до 80 %; Проведение комплекса мероприятий по подключению контрагентов к сервису; Увеличение суммы входящего НДС за счет гарантированного принятия первички; Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов; Прозрачные и оперативные финансовые отношения с контрагентами; Бесплатное бессрочное хранение архивов на серверах СКБ Контур.

Бухгалтеру: Документы не теряются и доступны в любой момент. Их можно представить в налоговую в случае проверки. Принцип работы с электронными документами в Диадоке полностью соответствует всем требованиям Минфина и ФНС и напоминает привычный процесс отправки электронной отчетности в контролирующие органы.

Выгодно: ФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов; Не требуется дублирования на бумаге; Мгновенная отправка, получение и внесение корректировок; Можно отправлять и получать файлы прямо из своей учетной системы (1С и др.); Онлайн-контроль статуса (доставлен, подписан, отказ в подписи); Легкий поиск документов по удобным расширенным фильтрам; Сокращение количества расхождений с контрагентами.

Для IT-руководителя: Для автоматизации бизнес процессов внутри компании.

Выгодно: Высвобождение внутренних IT-ресурсов компании; Высокое качество API с открытым кодом (Full REST HTTPS API); Поддержка со стороны СКБ Контур в процессе внедрения; Готовые интеграционные решения для 1С, Oracle, SAP, Docsvision, DIRECTUM, MS Sharepoint и другие; Надежность системы от лидера SaaS-поставщиков РФ по версии Cnews; Бесплатная техподдержка 24х7х365 и 8 способов обращения в нее.

 Основные возможности электронного документооборота Диадок:

Создание и отправка документов Распределение входящих документов Согласование документов внутри компании Подписание документов на любом устройстве

Поиск и хранение документов Представление документов в контролирующие органы Безопасность Уровень предоставляемого сервиса (SLA) Протокол передачи документа

В Диадоке есть множество дополнительных функциональных возможностей, которые подключаются за отдельную плату.

Список этих функциональностей постепенно расширяется:

Подключение английского интерфейса; Дополнительная согласующая подпись; Отправка закрытых пакетов; Отправка шаблонов; Кастомные веб-формы; Международный ЭДО; Ограничение доступа по IP;

Платежная интеграция; Маршруты согласования; Сверка взаиморасчетов; Свои типы данных; Теги; Трехсторонняя подпись; SLA, SLA для SAP; Шифрование и дешифрование.

Внедрение электронного документооборота

Учетная политика

Перед началом работы с электронными документами в Диадоке организация вносит изменения в учетную политику организации.

Учетная политика — это набор документов, которые утверждают способы ведения бухгалтерского учета на предприятии: какие документы использует организация и для чего, как оформляет, кто с ними работает и т.д.

Перед переходом на ЭДО в учетной политике утверждают формы электронных документов, которыми организация будет обмениваться с контрагентами.

Выбор способа работы с ЭДО

Диадок предоставляет полный набор возможностей, необходимых для полноценной работы:

всем клиентам доступна простая и функциональная веб-версия;

пользователям 1С предлагается готовое коробочное решение;

для владельцев других учетных систем (SAP, MS Dynamics, Oracle) предусмотрена интеграция через API Diadoc.

Каким способом внедрять систему ЭДО в работу компании, зависит от ее выбора. Это повлияет на сроки реализации.

В Диадоке предусмотрена возможность интеграции, а также работа в веб-интерфейсе. Это означает, что одни пользователи могут формировать документы и отправлять их на согласование непосредственно в учетной системе, а другие подписывать и отправлять эти же документы контрагентам в веб-интерфейсе Диадока.

Тарифные планы

Вы оплачиваете пакет документов. Это количество документов можно отправить в течение срока действия тарифа. Пакетный тариф действует год, неизрасходованные документы по истечении года сгорают. Если у Вас закончатся все документы на пакетном тарифе, то Вы получите уведомление и можете приобрести новый тариф на 12 месяцев.

Есть следующие тарифные планы:

Приглашение контрагентов к ЭДО

Документооборот — процесс для двух сторон или более. Если компания переходит на ЭДО, то она должна сообщить об этом своим контрагентам. Сервис предлагает ряд инструментов и шаблонов для информирования контрагентов. Компания выбирает подходящие и составляет план действий.

В зависимости от количества контрагентов можно использовать:

• рассылку электронных писем;
• звонки в компанию и личный рассказ;
• официальные письма;
• новости на сайте компании;
• баннер на сайте компании.

Чтобы начать обмен документами, контрагенту достаточно принять приглашение в Диадоке.

Условия по ЭДО фиксируют в дополнительном соглашении, которое подписывают участники. Это позволит избежать спорных ситуаций.

Идентификатор участника электронного документооборота

Организации могут быть подключены к разным операторам ЭДО. Чтобы понимать через какого оператора передан документ, ФНС ввела такое понятие, как участник ЭДО. На основании Приказа Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н операторы обязаны присвоить каждому участнику ЭДО идентификатор. На один ИНН выдается один идентификатор участника.

В Диадоке процесс выглядит следующим образом:

1. Организация заполняет реквизиты в карточке организации в Диадоке.
2. Организации присваивается идентификатор участника ЭДО. 
3. На основании заполненных реквизитов Диадок формирует заявление участника ЭДО, вставляет в него присвоенный идентификатор и направляет заявление в адрес налогового органа, где налогоплательщик стоит на учете.

Идентификаторы участников документооборота указывают в электронных документах: в счете-фактуре всегда, а в накладной и акте, если они сформированы в нужном формате. Налоговая служба идентифицирует участников ЭДО и операторов по идентификатору.