Это система электронного документооборота, в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы.
Они равносильны бумажным с собственноручной подписью.
Чтобы вести документооборот через Диадок, нужен КЭП. Подойдет тот, которым компания подписывает отчетность в ФНС.
Через сервис можно отправить: счет-фактуру, акт, ТОРГ-12, договор и другие файлы.
Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых данных в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ.
Телефон тех.поддержки 8 800 500 10 18
Для чего нужен электронный документооборот?
Рассмотрим как происходит обмен документами в бумажном и электронном варианте на примере:
Компания-телеком оказывает услуги связи большому числу своих клиентов.
Ежемесячные бизнес-процессы компании выглядят так:
До 5 числа каждому контрагенту нужно выставить счет на оплату и предоставить закрывающий документ — акт сдачи-приемки.
Все счета и акты нужно отправить почтой или курьером до 10 числа, чтобы контрагенты оплатили счета до 15 числа.
В штате компании должен быть сотрудник для отправки документов и курьер.
Все документы нужно печатать — для этого компании нужны принтеры и канцелярские принадлежности, которые нужно вовремя обслуживать и пополнять.
Письма на почте часто теряются, их сложно отследить и понять, получил ли контрагент счет. Из-за этого счета оплачивают дольше.
Подписание документов отнимает много времени у директора и главного бухгалтера.
Если же решить этот вопрос путем автоматизации бизнес-процесса, то получим следующую схему.
Компания-телеком получит от автоматизации выгоды:
Не нужно печатать документы.
Легко и быстро подписывать все документы — нажать на одну кнопку.
Больше времени для других задач у ответственного сотрудника.
Контрагенты быстро получат счета, а компания — деньги.
Компания сэкономит на обслуживании процесса доставки счетов.
Основные преимущества электронного документооборота
Производители и бизнес автоматизируют бизнес-процессы — переносят рутинные ручные операции в сервисы для автоматизации.
Благодаря этому, принимать заказы, выставлять счета, отправлять товары и многое другое можно без участия людей.
Автоматизация помогает повысить скорость обработки и координировать бизнес-процессы/
Предприятие — это поток рабочих процессов, планов и результатов.
Бизнес-процессы помогают увидеть:
между кем постоянные коммуникации;
какой отдел не успевает решать задачи и почему;
кому и для чего нужно модернизировать аппаратуру.
Автоматизация бизнес-процессов помогает собственнику компании сознательно и системно сократить издержки и повысить прибыль предприятия.
Первоначальная задача Диадока — обмен внешними документами.
Функциональность внутреннего документооборота дополнительная и бесплатна для клиента.
Финансовому директору:
Можно мгновенно передавать счета-фактуры, накладные, закрывающие документы.
Данные доставляются за считанные секунды, подписываются электронной подписью и имеют юридическую силу.
Переход на ЭДО позволяет значительно минимизировать налоговые риски, увеличить скорость возмещения НДС и повысить эффективность работы бухгалтерии.
Выгодно:
Сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение до 80 %;
Проведение комплекса мероприятий по подключению контрагентов к сервису;
Увеличение суммы входящего НДС за счет гарантированного принятия первички;
Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов;
Прозрачные и оперативные финансовые отношения с контрагентами;
Бесплатное бессрочное хранение архивов на серверах СКБ Контур.
Бухгалтеру:
Документы не теряются и доступны в любой момент. Их можно представить в налоговую в случае проверки.
Принцип работы с электронными документами в Диадоке полностью соответствует всем требованиям Минфина и ФНС и напоминает привычный процесс отправки электронной отчетности в контролирующие органы.
Выгодно:
ФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов;
Не требуется дублирования на бумаге; Мгновенная отправка, получение и внесение корректировок;
Можно отправлять и получать файлы прямо из своей учетной системы (1С и др.);
Онлайн-контроль статуса (доставлен, подписан, отказ в подписи);
Легкий поиск документов по удобным расширенным фильтрам;
Сокращение количества расхождений с контрагентами.
Для IT-руководителя:
Для автоматизации бизнес процессов внутри компании.
Выгодно:
Высвобождение внутренних IT-ресурсов компании;
Высокое качество API с открытым кодом (Full REST HTTPS API);
Поддержка со стороны СКБ Контур в процессе внедрения;
Готовые интеграционные решения для 1С, Oracle, SAP, Docsvision, DIRECTUM, MS Sharepoint и другие;
Надежность системы от лидера SaaS-поставщиков РФ по версии Cnews;
Бесплатная техподдержка 24х7х365 и 8 способов обращения в нее.
Основные возможности электронного документооборота Диадок:
Создание и отправка документов
Распределение входящих документов
Согласование документов внутри компании
Подписание документов на любом устройстве
Поиск и хранение документов
Представление документов в контролирующие органы
Безопасность
Уровень предоставляемого сервиса (SLA)
Протокол передачи документа
В Диадоке есть множество дополнительных функциональных возможностей, которые подключаются за отдельную плату.
Список этих функциональностей постепенно расширяется:
Подключение английского интерфейса;
Дополнительная согласующая подпись;
Отправка закрытых пакетов;
Отправка шаблонов;
Кастомные веб-формы;
Международный ЭДО;
Ограничение доступа по IP;
Платежная интеграция;
Маршруты согласования;
Сверка взаиморасчетов;
Свои типы данных;
Теги;
Трехсторонняя подпись;
SLA, SLA для SAP;
Шифрование и дешифрование.
Внедрение электронного документооборота
Учетная политика
Перед началом работы с электронными документами в Диадоке организация вносит изменения в учетную политику организации.
Учетная политика — это набор документов, которые утверждают способы ведения бухгалтерского учета на предприятии: какие документы использует организация и для чего, как оформляет, кто с ними работает и т.д.
Перед переходом на ЭДО в учетной политике утверждают формы электронных документов, которыми организация будет обмениваться с контрагентами.
Выбор способа работы с ЭДО
Диадок предоставляет полный набор возможностей, необходимых для полноценной работы:
всем клиентам доступна простая и функциональная веб-версия;
для владельцев других учетных систем (SAP, MS Dynamics, Oracle) предусмотрена интеграция через API Diadoc.
Каким способом внедрять систему ЭДО в работу компании, зависит от ее выбора. Это повлияет на сроки реализации.
В Диадоке предусмотрена возможность интеграции, а также работа в веб-интерфейсе. Это означает, что одни пользователи могут формировать документы и отправлять их на согласование непосредственно в учетной системе, а другие подписывать и отправлять эти же документы контрагентам в веб-интерфейсе Диадока.
Тарифные планы
Вы оплачиваете пакет документов. Это количество документов можно отправить в течение срока действия тарифа. Пакетный тариф действует год, неизрасходованные документы по истечении года сгорают. Если у Вас закончатся все документы на пакетном тарифе, то Вы получите уведомление и можете приобрести новый тариф на 12 месяцев.
Есть следующие тарифные планы:
Стоимость сервиса Диадок
Индивидуальный только для Вас
Позвоните нам и мы подберем подходящий только для Вас тариф
250 исходящих в год
1 900 руб
7,6 рубля за документ
Входящие бесплатно
600 исходящих в год
4 200 рублей
7 рублей за документ
Входящие бесплатно
1 200 исходящих в год
7 800 рублей
6,5 рубля за документ
Входящие бесплатно
Приглашение контрагентов к ЭДО
Документооборот — процесс для двух сторон или более. Если компания переходит на ЭДО, то она должна сообщить об этом своим контрагентам. Сервис предлагает ряд инструментов и шаблонов для информирования контрагентов. Компания выбирает подходящие и составляет план действий.
В зависимости от количества контрагентов можно использовать:
рассылку электронных писем;
звонки в компанию и личный рассказ;
официальные письма;
новости на сайте компании;
баннер на сайте компании.
Чтобы начать обмен документами, контрагенту достаточно принять приглашение в Диадоке.
Условия по ЭДО фиксируют в дополнительном соглашении, которое подписывают участники. Это позволит избежать спорных ситуаций.
Организации могут быть подключены к разным операторам ЭДО. Чтобы понимать через какого оператора передан документ, ФНС ввела такое понятие, как участник ЭДО. На основании Приказа Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н операторы обязаны присвоить каждому участнику ЭДО идентификатор. На один ИНН выдается один идентификатор участника.
В Диадоке процесс выглядит следующим образом:
Организация заполняет реквизиты в карточке организации в Диадоке.
Организации присваивается идентификатор участника ЭДО.
На основании заполненных реквизитов Диадок формирует заявление участника ЭДО, вставляет в него присвоенный идентификатор и направляет заявление в адрес налогового органа, где налогоплательщик стоит на учете.
Идентификаторы участников документооборота указывают в электронных документах: в счете-фактуре всегда, а в накладной и акте, если они сформированы в нужном формате. Налоговая служба идентифицирует участников ЭДО и операторов по идентификатору.