Контур официальный партнер

Диадок

Diadok

Оглавление

  1. Диадок - что это?
  2. Для чего нужен электронный документооборот?
  3. Основные преимущества электронного документооборота
  4. Возможности Диадока
  5. Внедрение ЭДО
    1. Изменения в учетной политике
    2. Выбор решения
    3. Приглашение контрагентов
    4. Подбор тарифного плана

 Диадок - что это?

Это система электронного документооборота, в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы.

Они равносильны бумажным с собственноручной подписью.

Чтобы вести документооборот через Диадок, нужен КЭП. Подойдет тот, которым компания подписывает отчетность в ФНС.

Через сервис можно отправить: счет-фактуру, акт, ТОРГ-12, договор и другие файлы.

Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых данных в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ.

Телефон технической поддержки 8 800 500 10 18

Для чего нужен электронный документооборот?

Рассмотрим как происходит обмен документами в бумажном и электронном варианте на примере:

Компания-телеком оказывает услуги связи большому числу своих клиентов.

Ежемесячные бизнес-процессы компании выглядят так:

Бумажный документооборот

  • До 5 числа каждому контрагенту нужно выставить счет на оплату и предоставить закрывающий документ — акт сдачи-приемки.
  • Все счета и акты нужно отправить почтой или курьером до 10 числа, чтобы контрагенты оплатили счета до 15 числа.
  • В штате компании должен быть сотрудник для отправки документов и курьер.
  • Все документы нужно печатать — для этого компании нужны принтеры и канцелярские принадлежности, которые нужно вовремя обслуживать и пополнять.
  • Письма на почте часто теряются, их сложно отследить и понять, получил ли контрагент счет.
    Из-за этого счета оплачивают дольше.
  • Подписание документов отнимает много времени у директора и главного бухгалтера.

Если же решить этот вопрос путем автоматизации бизнес-процесса, то получим следующую схему.

Обмен актами

Подписание

Компания-телеком получит от автоматизации выгоды:

  • Не нужно печатать документы.
  • Легко и быстро подписывать все документы — нажать на одну кнопку.
  • Больше времени для других задач у ответственного сотрудника.
  • Контрагенты быстро получат счета, а компания — деньги.
  • Компания сэкономит на обслуживании процесса доставки счетов.

Основные преимущества электронного документооборота

Производители и бизнес автоматизируют бизнес-процессы — переносят рутинные ручные операции в сервисы для автоматизации.

Благодаря этому, принимать заказы, выставлять счета, отправлять товары и многое другое можно без участия людей.

Автоматизация помогает повысить скорость обработки и координировать бизнес-процессы/

Предприятие — это поток рабочих процессов, планов и результатов.

Бизнес-процессы помогают увидеть:

  • между кем постоянные коммуникации;
  • какой отдел не успевает решать задачи и почему;
  • кому и для чего нужно модернизировать аппаратуру.

Автоматизация бизнес-процессов помогает собственнику компании сознательно и системно сократить издержки и повысить прибыль предприятия.

Первоначальная задача Диадока — обмен внешними документами.

Функциональность внутреннего документооборота дополнительная и бесплатна для клиента.

Финансовому директору

Финансовому директору:

  • Можно мгновенно передавать счета-фактуры, накладные, закрывающие документы.
  • Данные доставляются за считанные секунды, подписываются электронной подписью и имеют юридическую силу.
  • Переход на ЭДО позволяет значительно минимизировать налоговые риски, увеличить скорость возмещения НДС и повысить эффективность работы бухгалтерии.
Выгодно

Выгодно:

  • Сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение до 80 %;
  • Проведение комплекса мероприятий по подключению контрагентов к сервису;
  • Увеличение суммы входящего НДС за счет гарантированного принятия первички;
  • Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов;
  • Прозрачные и оперативные финансовые отношения с контрагентами;
  • Бесплатное бессрочное хранение архивов на серверах СКБ Контур.
Бухгалтеру

Бухгалтеру:

  • Документы не теряются и доступны в любой момент. Их можно представить в налоговую в случае проверки.
  • Принцип работы с электронными документами в Диадоке полностью соответствует всем требованиям Минфина и ФНС и напоминает привычный процесс отправки электронной отчетности в контролирующие органы.
Выгодно

Выгодно:

  • ФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов;
  • Не требуется дублирования на бумаге; Мгновенная отправка, получение и внесение корректировок;
  • Можно отправлять и получать файлы прямо из своей учетной системы (1С и др.);
  • Онлайн-контроль статуса (доставлен, подписан, отказ в подписи);
  • Легкий поиск документов по удобным расширенным фильтрам;
  • Сокращение количества расхождений с контрагентами.
Для IT-руководителя

Для IT-руководителя:

  • Для автоматизации бизнес процессов внутри компании.
Выгодно

Выгодно:

  • Высвобождение внутренних IT-ресурсов компании;
  • Высокое качество API с открытым кодом (Full REST HTTPS API);
  • Поддержка со стороны СКБ Контур в процессе внедрения;
  • Готовые интеграционные решения для 1С, Oracle, SAP, Docsvision, DIRECTUM, MS Sharepoint и другие;
  • Надежность системы от лидера SaaS-поставщиков РФ по версии Cnews;
  • Бесплатная техподдержка 24х7х365 и 8 способов обращения в нее.

 Основные возможности электронного документооборота Диадок:

Создание и отправка документов
  • Создание и отправка документов
  • Распределение входящих документов
  • Согласование документов внутри компании
  • Подписание документов на любом устройстве
Поиск и хранение документов
  • Поиск и хранение документов
  • Представление документов в контролирующие органы
  • Безопасность
  • Уровень предоставляемого сервиса (SLA)
  • Протокол передачи документа

В Диадоке есть множество дополнительных функциональных возможностей, которые подключаются за отдельную плату.

Список этих функциональностей постепенно расширяется:

Подключение английского интерфейса
  • Подключение английского интерфейса;
  • Дополнительная согласующая подпись;
  • Отправка закрытых пакетов;
  • Отправка шаблонов;
  • Кастомные веб-формы;
  • Международный ЭДО;
  • Ограничение доступа по IP;
интеграция диадок и 1с
  • Платежная интеграция;
  • Маршруты согласования;
  • Сверка взаиморасчетов;
  • Свои типы данных;
  • Теги;
  • Трехсторонняя подпись;
  • SLA, SLA для SAP;
  • Шифрование и дешифрование.

Внедрение электронного документооборота

Учетная политика

Перед началом работы с электронными документами в Диадоке организация вносит изменения в учетную политику организации.

Учетная политика — это набор документов, которые утверждают способы ведения бухгалтерского учета на предприятии: какие документы использует организация и для чего, как оформляет, кто с ними работает и т.д.

Перед переходом на ЭДО в учетной политике утверждают формы электронных документов, которыми организация будет обмениваться с контрагентами.

Выбор способа работы с ЭДО

Диадок предоставляет полный набор возможностей, необходимых для полноценной работы:

Веб версия Диадок всем клиентам доступна простая и функциональная веб-версия;
работа в Диадок из 1Спользователям 1С предлагается готовое коробочное решение;

Интеграция

для владельцев других учетных систем (SAP, MS Dynamics, Oracle) предусмотрена интеграция через API Diadoc.

 

Каким способом внедрять систему ЭДО в работу компании, зависит от ее выбора. Это повлияет на сроки реализации.

В Диадоке предусмотрена возможность интеграции, а также работа в веб-интерфейсе. Это означает, что одни пользователи могут формировать документы и отправлять их на согласование непосредственно в учетной системе, а другие подписывать и отправлять эти же документы контрагентам в веб-интерфейсе Диадока.

Приглашение контрагентов к ЭДО

Документооборот — процесс для двух сторон или более. Если компания переходит на ЭДО, то она должна сообщить об этом своим контрагентам. Сервис предлагает ряд инструментов и шаблонов для информирования контрагентов. Компания выбирает подходящие и составляет план действий.

В зависимости от количества контрагентов можно использовать:

  • рассылку электронных писем;
  • звонки в компанию и личный рассказ;
  • официальные письма;
  • новости на сайте компании;
  • баннер на сайте компании.

Чтобы начать обмен документами, контрагенту достаточно принять приглашение в Диадоке.

Условия по ЭДО фиксируют в дополнительном соглашении, которое подписывают участники. Это позволит избежать спорных ситуаций.

Тарифные планы

Вы оплачиваете пакет документов. Это количество документов можно отправить в течение срока действия тарифа. Пакетный тариф действует год, неизрасходованные документы по истечении года сгорают. Если у Вас закончатся все документы на пакетном тарифе, то Вы получите уведомление и можете приобрести новый тариф на 12 месяцев.

Есть следующие тарифные планы:

Стоимость сервиса Диадок

Тарифные планы и услуги Стоимость в руб.
250 документов 2 290
600 документов 4 900
900 документов 7 300
1 200 документов 9 000
1 500 документов 11 000
2 000 документов 14 600
2 500 документов 18 000
3 000 документов 21 600
4 00 документов 28 400
5 000 документов 35 000
6 000 документов 42 000
8 000 документов 55 200
12 000 документов 80 000
16 000 документов 104 300
20 000 документов 128 000
25 000 документов 154 300
30 000 документов 181 600
50 000 документов 265 500
100 000 документов 472 000
более 100 000 документов по запросу

Заявка

Возникли вопросы? Хотите приобрести сервис? Заполните заявку. 

Заказать счет или консультацию

Диадок - система электронного документооборота между компаниями счет-фактуры, акты, договора. Подключайтесь! Diadoc от СКБ Контур в нашем центре!