Диадок

Оглавление

  1. Диадок - что это?
  2. Для чего нужен электронный документооборот?
  3. Основные преимущества электронного документооборота
  4. Возможности Диадока
  5. Внедрение ЭДО
    1. Изменения в учетной политике
    2. Выбор решения
    3. Подбор тарифного плана
    4. Приглашение контрагентов
  6. Идентификатор участника ЭДО

Диадок - что это?

Это система электронного документооборота, в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы.

Они равносильны бумажным с собственноручной подписью.

Чтобы вести документооборот через Диадок, нужен КЭП. Подойдет тот, которым компания подписывает отчетность в ФНС.

Через сервис можно отправить: счет-фактуру, акт, ТОРГ-12, договор и другие файлы.

Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых данных в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ.

Телефон тех.поддержки 8 800 500 10 18

Для чего нужен электронный документооборот?

Рассмотрим как происходит обмен документами в бумажном и электронном варианте на примере:

Компания-телеком оказывает услуги связи большому числу своих клиентов.

диадок

 

Ежемесячные бизнес-процессы компании выглядят так:

  • До 5 числа каждому контрагенту нужно выставить счет на оплату и предоставить закрывающий документ — акт сдачи-приемки.
  • Все счета и акты нужно отправить почтой или курьером до 10 числа, чтобы контрагенты оплатили счета до 15 числа.
  • В штате компании должен быть сотрудник для отправки документов и курьер.
  • Все документы нужно печатать — для этого компании нужны принтеры и канцелярские принадлежности, которые нужно вовремя обслуживать и пополнять.
  • Письма на почте часто теряются, их сложно отследить и понять, получил ли контрагент счет.
    Из-за этого счета оплачивают дольше.
  • Подписание документов отнимает много времени у директора и главного бухгалтера.

 

Обмен актами

Подписание

Если же решить этот вопрос путем автоматизации бизнес-процесса, то получим следующую схему.

Компания-телеком получит от автоматизации выгоды:

  • Не нужно печатать документы.
  • Легко и быстро подписывать все документы — нажать на одну кнопку.
  • Больше времени для других задач у ответственного сотрудника.
  • Контрагенты быстро получат счета, а компания — деньги.
  • Компания сэкономит на обслуживании процесса доставки счетов.

Основные преимущества электронного документооборота

Производители и бизнес автоматизируют бизнес-процессы — переносят рутинные ручные операции в сервисы для автоматизации.

Благодаря этому, принимать заказы, выставлять счета, отправлять товары и многое другое можно без участия людей.

Автоматизация помогает повысить скорость обработки и координировать бизнес-процессы/

Предприятие — это поток рабочих процессов, планов и результатов.

Бизнес-процессы помогают увидеть:

  • между кем постоянные коммуникации;
  • какой отдел не успевает решать задачи и почему;
  • кому и для чего нужно модернизировать аппаратуру.

Автоматизация бизнес-процессов помогает собственнику компании сознательно и системно сократить издержки и повысить прибыль предприятия.

Первоначальная задача Диадока — обмен внешними документами.

Функциональность внутреннего документооборота дополнительная и бесплатна для клиента.

Финансовому директору

Финансовому директору:

  • Можно мгновенно передавать счета-фактуры, накладные, закрывающие документы.
  • Данные доставляются за считанные секунды, подписываются электронной подписью и имеют юридическую силу.
  • Переход на ЭДО позволяет значительно минимизировать налоговые риски, увеличить скорость возмещения НДС и повысить эффективность работы бухгалтерии.
Выгодно

Выгодно:

  • Сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение до 80 %;
  • Проведение комплекса мероприятий по подключению контрагентов к сервису;
  • Увеличение суммы входящего НДС за счет гарантированного принятия первички;
  • Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов;
  • Прозрачные и оперативные финансовые отношения с контрагентами;
  • Бесплатное бессрочное хранение архивов на серверах СКБ Контур.
Бухгалтеру

Бухгалтеру:

  • Документы не теряются и доступны в любой момент. Их можно представить в налоговую в случае проверки.
  • Принцип работы с электронными документами в Диадоке полностью соответствует всем требованиям Минфина и ФНС и напоминает привычный процесс отправки электронной отчетности в контролирующие органы.
Выгодно

Выгодно:

  • ФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов;
  • Не требуется дублирования на бумаге; Мгновенная отправка, получение и внесение корректировок;
  • Можно отправлять и получать файлы прямо из своей учетной системы (1С и др.);
  • Онлайн-контроль статуса (доставлен, подписан, отказ в подписи);
  • Легкий поиск документов по удобным расширенным фильтрам;
  • Сокращение количества расхождений с контрагентами.
Для IT-руководителя

Для IT-руководителя:

  • Для автоматизации бизнес процессов внутри компании.
Выгодно

Выгодно:

  • Высвобождение внутренних IT-ресурсов компании;
  • Высокое качество API с открытым кодом (Full REST HTTPS API);
  • Поддержка со стороны СКБ Контур в процессе внедрения;
  • Готовые интеграционные решения для 1С, Oracle, SAP, Docsvision, DIRECTUM, MS Sharepoint и другие;
  • Надежность системы от лидера SaaS-поставщиков РФ по версии Cnews;
  • Бесплатная техподдержка 24х7х365 и 8 способов обращения в нее.

 Основные возможности электронного документооборота Диадок:

  • Создание и отправка документов
  • Распределение входящих документов
  • Согласование документов внутри компании
  • Подписание документов на любом устройстве
  • Поиск и хранение документов
  • Представление документов в контролирующие органы
  • Безопасность
  • Уровень предоставляемого сервиса (SLA)
  • Протокол передачи документа

В Диадоке есть множество дополнительных функциональных возможностей, которые подключаются за отдельную плату.

Список этих функциональностей постепенно расширяется:

  • Подключение английского интерфейса;
  • Дополнительная согласующая подпись;
  • Отправка закрытых пакетов;
  • Отправка шаблонов;
  • Кастомные веб-формы;
  • Международный ЭДО;
  • Ограничение доступа по IP;
  • Платежная интеграция;
  • Маршруты согласования;
  • Сверка взаиморасчетов;
  • Свои типы данных;
  • Теги;
  • Трехсторонняя подпись;
  • SLA, SLA для SAP;
  • Шифрование и дешифрование.

Внедрение электронного документооборота

Учетная политика

Перед началом работы с электронными документами в Диадоке организация вносит изменения в учетную политику организации.

Учетная политика — это набор документов, которые утверждают способы ведения бухгалтерского учета на предприятии: какие документы использует организация и для чего, как оформляет, кто с ними работает и т.д.

Перед переходом на ЭДО в учетной политике утверждают формы электронных документов, которыми организация будет обмениваться с контрагентами.

Выбор способа работы с ЭДО

Диадок предоставляет полный набор возможностей, необходимых для полноценной работы:

Веб версия Диадок всем клиентам доступна простая и функциональная веб-версия;
работа в Диадок из 1Спользователям 1С предлагается готовое коробочное решение;

Интеграция

для владельцев других учетных систем (SAP, MS Dynamics, Oracle) предусмотрена интеграция через API Diadoc.

 

Каким способом внедрять систему ЭДО в работу компании, зависит от ее выбора. Это повлияет на сроки реализации.

В Диадоке предусмотрена возможность интеграции, а также работа в веб-интерфейсе. Это означает, что одни пользователи могут формировать документы и отправлять их на согласование непосредственно в учетной системе, а другие подписывать и отправлять эти же документы контрагентам в веб-интерфейсе Диадока.

Тарифные планы

Вы оплачиваете пакет документов. Это количество документов можно отправить в течение срока действия тарифа. Пакетный тариф действует год, неизрасходованные документы по истечении года сгорают. Если у Вас закончатся все документы на пакетном тарифе, то Вы получите уведомление и можете приобрести новый тариф на 12 месяцев.

Есть следующие тарифные планы:

Стоимость сервиса Диадок

Минимальный


900 руб

  • 100 документов в год

Пакет 1200


7 800 рублей

  • 1200 документов в год

Пакет 3000


18 600 рублей

  • 3000 документов в год

Приглашение контрагентов к ЭДО

Документооборот — процесс для двух сторон или более. Если компания переходит на ЭДО, то она должна сообщить об этом своим контрагентам. Сервис предлагает ряд инструментов и шаблонов для информирования контрагентов. Компания выбирает подходящие и составляет план действий.

В зависимости от количества контрагентов можно использовать:

  • рассылку электронных писем;
  • звонки в компанию и личный рассказ;
  • официальные письма;
  • новости на сайте компании;
  • баннер на сайте компании.

Чтобы начать обмен документами, контрагенту достаточно принять приглашение в Диадоке.

Условия по ЭДО фиксируют в дополнительном соглашении, которое подписывают участники. Это позволит избежать спорных ситуаций.

Идентификатор участника электронного документооборота

Организации могут быть подключены к разным операторам ЭДО. Чтобы понимать через какого оператора передан документ, ФНС ввела такое понятие, как участник ЭДО. На основании Приказа Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н операторы обязаны присвоить каждому участнику ЭДО идентификатор. На один ИНН выдается один идентификатор участника.

В Диадоке процесс выглядит следующим образом:

  1. Организация заполняет реквизиты в карточке организации в Диадоке.
  2. Организации присваивается идентификатор участника ЭДО. 
  3. На основании заполненных реквизитов Диадок формирует заявление участника ЭДО, вставляет в него присвоенный идентификатор и направляет заявление в адрес налогового органа, где налогоплательщик стоит на учете.

Идентификаторы участников документооборота указывают в электронных документах: в счете-фактуре всегда, а в накладной и акте, если они сформированы в нужном формате. Налоговая служба идентифицирует участников ЭДО и операторов по идентификатору.

 

Diadoc - система электронного документооборота между компаниями счет-фактуры,акты,договора. Подключайте Диадок от СКБ Контур в нашем центре!