Сейчас для большинства компаний в приоритете стоит электронный способ ведения документации (заказов, счетов-фактур, накладных).
Данный вид учета позволяет сэкономить на покупке печатного оборудования и бумаги, сократить расходы на почтовую доставку.
А также обеспечивает надежность хранения документов и минимизирует случаи потери данных.
Пошаговый переход на ЭДО
Быстро и доступно перейти на электронный документооборот (ЭДО) может каждая компания, используя систему "Диадок".
Для того чтобы перейти на удобную систему учета документации, вам не потребуется опыт работы с электронными документами в вашей компании и наличие соответствующего штата специалистов.
Для перехода на ЭДО необходимо:
1. Проанализировать существующую систему учета документов в вашей организации.
Отметьте для себя количество сотрудников, вовлеченных в процесс, на каких этапах потребуется согласование и кто будет отвечать за подписание документа.
2. Определиться с удобной для вас моделью.
Существуют две основные: веб-версия или интеграция.
Первый метод предназначен для малых организаций, чей исходящий поток документов не превышает 100 единиц в месяц.
Интеграция учетной системы компании позволяет автоматизировать большую часть работы и подходит для масштабных организаций.
Существует несколько видов интеграции:
- через модуль 1С;
- при помощи коннектора;
- посредством API.
Выбор методики индивидуален для каждой компании, но модель 1С является универсальным инструментом.
3. Выбрать подходящего оператора и тариф.
Ознакомьтесь с ценовой политикой, условиями регистрации и пользования, а также хранения информации для каждого отдельного вида тарифа.
Внимательно прочитайте договор. Не все операторы обеспечивают неограниченный срок хранения документов или бесплатный доступ после окончания обслуживания.
4. Подключить ваших партнеров.
Презентовать основные преимущества и возможности ЭДО, донести до клиентов важность обоюдного использования данной системы. Иначе вы не сможете сотрудничать с контрагентами. Сделать презентацию возможностей ЭДО для Вашего контрагента Вы можете попросить своего менеджера.
Стать современной мобильной организацией и оптимизировать деятельность реально с системой электронного документооборота "Диадок".
Данный технологический процесс обеспечит экономию времени и упрощение выполнения задач для любой организации.
Дополнительные материалы по теме
Оставляйте заявку - подберем подходящий тарифный план