Камеральные проверки и электронные документы

Камеральная проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основе налоговых деклараций и других документов, представленных компанией в конце отчетного периода.

В рамках камеральной проверки налоговая инспекция направляет компании требование о представлении некоторого комплекта данных.

Диадок

Представление пакета в рамках камеральной проверки

Требование может быть направлено как бумажным письмом, так и по ТКС — в том случае, если налогоплательщик сдает налоговую отчетность в электронном виде через СОС (согласно Приказу ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ ).

В ответ налогоплательщик подготавливает опись данных с указанием номера и даты требования.

Ранее такое сопроводительное письмо можно было составить только в бумажном виде.

Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ был утвержден формат XML-файла электронной описи, который, по сути, является описанием структуры пакета и открывает перед налогоплательщиками новые возможности представления отчетов.

Согласно формату, 14 типов данных можно представить в налоговый орган по ТКС двумя способами:

в XML-формате — если файл был сформирован в электронном виде и передан через оператора электронного документооборота (ЭДО).
в виде скан-образов (формат jpg или tif) с заполненными полями мета-информации. Этот способ предусмотрен для документов, которые были сформированы на бумаге или в электронном виде в произвольном формате. Последние придется распечатать и отсканировать.

После того, как тем или иным образом была сформирована опись, налогоплательщик прикладывает к ней комплект и высылает в ИФНС.

Этот процесс может происходить по трем сценариям:

Ситуация первая - направляем все на бумаге

Бумажные документы копируются, электронные — распечатываются.

При этом на бумажной копии следует проставить метку о том, что оригинал существует в электронном виде, и что он был подписан ЭЦП.

Все копии заверяются, упаковываются, к ним составляется бумажное сопроводительное письмо с описью. Затем весь комплект направляется по адресу инспекции.

Ситуация вторая - направляем все по ТКС

Данным способом направить пакет можно в том случае, если компания представляет налоговую отчетность по ТКС.

В настоящий момент представить в ИФНС в электронном виде можно только документы из списка , утвержденного Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ (список постоянно расширяется).

Бумажные акты, договора, счет фактуры, накладные сканируются (в форматы tif, jpg). Для каждого скан-образа налогоплательщик заполняет некоторую информацию (номер, дату составления, сумму и т п.), без которой инспекция не сможет опознать такой файл и принять его. Заметим, что в данном случае налогоплательщику не придется заверять каждый скан-образ.

Сопроводительное письмо (опись) составляется в электронном виде, к нему прикрепляются скан-образы бумажных документов и формализованные электронными документы. Весь пакет специальным образом упаковывается, заверяется электронной подписью уполномоченного лица и передается по ТКС в инспекцию.

Процесс представления документов по ТКС:

Налогоплательщик собирает пакет: бумажные акты, договора, счет фактуры, накладные копирует и заверяет, либо же делает их скан-образы, электронные акты, договора, счет фактуры, накладные выгружает (из архива, системы ЭДО, с личного компьютера и т д.).
Налогоплательщик формирует электронную опись, прикрепляет к нему пакет документов, подписывает ЭЦП. Если пакет подписывается уполномоченным лицом, то к нему также надо будет приложить сообщение о доверенности.
Налогоплательщик направляет пакет в налоговую. Если данные направляются через СОС, оператор проверяет правильность заполнения всех полей мета-информации, ликвидность обязательных форматов электронных счетов-фактур и др. документов, и прочие технические нюансы. При самостоятельной сдаче, которая возможно появится на портале гос. услуг, налогоплательщик сам должен будет озаботиться правильностью составления описи и пакета документов.
Налоговая получает пакет. В случае, если документы были направлены по ТКС, они попадают в приемный комплекс, где проходят форматный контроль. Затем обрабатываются сотрудниками ИФНС. На данных этапах, при наличии ошибок в форматах или печатных формах налогоплательщик получает уведомление об ошибках, которые обязан учесть и направить пакет документов заново.

Ситуация третья - бумажные документы по почте, электронные — по ТКС

При таком сценарии работы в рамках одного требования налогоплательщик должен сформировать 2 пакета:

Пакет заверенных копий бумажных данных, приложив к ним бумажное сопроводительное письмо (опись).
Пакет электронных документов, прикрепленных к электронной описи.

Первый пакет с бумагами отправляются по почте, а электронный пакет, подписанный электронной подписью, передается в налоговый орган через СОС. О том, что документы были представлены по одному требованию, будут свидетельствовать реквизиты требования в описях пакета.